Elev- och betygsregistrering
Skolornas rapportering av sökande elever och deras betyg är några av de viktigaste händelserna inför gymnasievalet och kommande antagning. Det är därför särskilt viktigt att det blir rätt och görs inom utsatt tid.
Inför gymnasievalet ska skolorna föra över sina årskurs 9-elever till antagningssystemet Indra. Elevuppgifterna registreras via fil eller manuellt. För att eleverna ska få inloggning till ansökningswebben måste eleverna vara registrerade i Indra av skolan.
För att säkerställa att datum för betygsinlämning är väl kända sammanfattats tidsplanen för betygsinlämning för höstterminsbetyg, slutbetyg och IM-elevers betyg samt datum för betygskomplettering under sommaren.
Hösttermins- och slutbetyg för årskurs 9 förs över till antagningssystemet via fil som exporterats från skolans elevregister, manuellt ifylld Excelfil för import eller manuell registrering. Manual för betygsinläsning.
Inläsning av elevuppgifter
Behörigheten Elev och betygsimport ansvarar för att föra över skolans årskurs 9-elever till antagningssystemet Indra. Elevuppgifterna förs in via filimport eller manuell registrering. Arbetsuppgift med information om vad som ska göras skickas ut i början av oktober. Se Indras tidslinje för när elevuppgifterna ska vara importerade.
Import via fil
Import sker via menyn Elever > Importera elever.
Import via Excelfil
Skolor med elevsystem som inte kan skapa elev- och betygsfiler använder en särskilt anpassad Excelfil för import till Indra. Denna fil tillhandahålls av Gymnasieantagningen i samband med importen av elevuppgifter.
För registrering via Excel används menyn Elever > Excelimport av elev/betyg.
Efter överföringen ska skolan kontrollera att
- rätt elever har importerats till rätt skola
- samtliga elevers telefonnummer finns registrerade
- språkval (M2) är korrekt ifyllt
Kontrollen görs under menyn Elever > Klasslista.
Elever folkbokförda utanför Göteborgsregionen
Hanteras av antagningskansliet i hemkommunen.
Nya elever
Om enstaka elever har tillkommit efter importen registreras de manuellt med funktionen Lägg till elev. Det går även att lägga till nya elever som tillhör Fyrbodals antagningsområde.
- Gå in under menyn Elever > Ny elev.
- Fyll i elevens personnummer och välj Nästa.
- Elevens aktuella person- och adressuppgifter hämtas från befolkningsregistret
- Fyll i om eleven har modersmål
- Fyll i elevens e-postadress och mobilnummer
- Fyll i elevens skolkommun, skola och klass
- Klicka på Spara och stäng.
Har eleven betyg som ska registreras?
Den på skolan med behörigheten Justering och kontroll av betyg registrerar betygen manuellt. Är funktionen för betygsregistrering stängd ska betygsunderlag
skickas till Gymnasieantagningen för registrering.
Har eleven språkval?
Fyll i vilket språk eleven läser som språkval (M2) och elevens val (M1). Det gör du
under fliken Betyg i elevkortet. Klicka på Redigera fyll i aktuell språkkod, spara.
Inloggning för elever
Alla elever som är folkbokförda i Göteborgsregionen och som har importerats eller registrerats i Indra får automatiskt inloggningsuppgifter till webbplatsen för gymnasievalet.
Höstterminsbetyg
Behörigheten Elev och betygsimport ansvarar för att föra över skolans årskurs 9-elevers höstterminsbetyg till antagningssystemet Indra. Arbetsuppgift med information om vad som ska göras skickas ut i början av december.
Aktuella datum för betyg finns i tidsplanen för betygsinlämning
Checklista inför betygsregistrering
Gå igenom checklistan innan du läser in ht-betygen i Indra
- Att skolans alla årskurs 9-elever finns i Indra.
- Om elev har bytt skola inom GR ändrar avlämnande skola på elevkortet.
- För elever som inte kommer få betyg i M2 ska språket raderas i Indra innan filen läses in.
- Att språk i modersmål (ML) finns på elevkortet.
- Extraspråk registreras i Ex1 eller Ex2.
- Förstärkt engelska/svenska ska inte registreras i Indra.
Anvisning för att importera betyg finns i vyförklaringen under respektive meny Indra. Här finns instruktioner för vad du ska tänka på innan du importerar betygen och hur du hanterar eventuella fel i importen.
Import via fil
Import sker via menyn Elever > Importera betyg.
Betygsregistrering via Excelimport
Skolor med elevsystem som inte kan skapa elev- och betygsfiler använder en särskilt anpassad Excelfil för import till Indra. Denna fil tillhandahålls av Gymnasieantagningen i samband med importen av elevuppgifter.
För registrering via Excel används menyn Elever > Excelimport av elev/betyg.
Manuell registrering
Vid manuell registrering används menyn Elever > Betygsregistrering.
Anvisningar i vyförklaringen
Utifrån din befattning och behörighet i antagningssystemet får du arbetsuppgifter med information om vad som ska utföras och var i systemet. Anvisningar som hjälper dig att utföra dina arbetsuppgifter finns framför allt i Indras Vyförklaringar. Vyförklaring finns i alla menyer i Indra, du hittar den uppe till höger på sidan.
Kontroll av överförda betyg i Indra
När överföringen är genomförd ska skolan kontrollera att rätt betyg har registrerats i antagningssystemet. Denna kontroll utförs av behörigheten Justering och kontroll av betyg. Eventuella fel ska rättas innan betygen klarmarkeras.
- Gå till menyn Elever > Betygsregistrering.
- Gå igenom hela vyn – scrolla så att alla elever i klassen visas.
- Kontrollera betygen och rätta eventuella felaktigheter.
Kontroller att göra:
- Betyg finns registrerade i alla ämnen som eleverna har läst.
- Ämnen som betygsätts på vårterminen i årskurs 8 och inte läses under höstterminen ska registreras som höstterminsbetyg.
- Det finns inga tomma betygsrader och alla elever som ska ha betyg finns med.
- Stickprov görs genom att jämföra SBV (summa betygsvärde) i Indra med summan i skolans betygsregistreringssystem eller betygskatalog.
- Eventuella justeringar av felaktigt registrerade betyg görs direkt i listan. Kom ihåg att spara ändringarna.
Betygsrättelse höstterminsbetyg - grundskoleelever
Efter att sista dagen för justering och kontroll av höstterminsbetyg har passerat öppnas vyn för betygsrättelser. Behörigheten Rättelser av betyg gör ändringen i Indra.
- Gå in under menyn Elever > Betygsrättelse för att utföra eventuella rättelser.
- Läs anvisningarna som finns under Vyförklaring.
- Ansvarig rektor godkänner ändringen.
Ansvarig rektor måste godkänna ändringen
När rättelsen sparas skickas en arbetsuppgift till rektor om att godkänna rättelsen. När rektor bekräftat ändringen kommer både ansvarig för rättelse av betyg och berörd elev att bli informerad.
Slutbetyg
Rapportering av sökande elevers slutbetyg är avgörande för att slutantagningen kan genomföras. Det är därför särskilt viktigt att det blir rätt och görs inom utsatt tid.
Behörigheten Elev och betygsimport ansvarar för att föra över skolans årskurs 9-elevers slutbetyg till antagningssystemet Indra. Arbetsuppgift med information om vad som ska göras skickas ut i slutet av maj.
Aktuella datum för betyg finns i tidsplanen för betygsinlämning
Checklista inför betygsregistrering
Gå igenom checklistan innan du läser in slutbetygen i Indra
- Att skolans alla årskurs 9-elever finns i Indra.
- Om elev har bytt skola inom GR ändrar avlämnande skola på elevkortet.
- För elever som inte kommer få betyg i M2 ska språket raderas i Indra innan filen läses in.
- Att språk i modersmål (ML) finns på elevkortet.
- Extraspråk registreras i Ex1 eller Ex2.
- Förstärkt engelska/svenska ska inte registreras i Indra.
Anvisning för att importera betyg finns i vyförklaringen under respektive meny Indra. Här finns instruktioner för vad du ska tänka på innan du importerar betygen och hur du hanterar eventuella fel i importen.
Import via fil
Import sker via menyn Elever > Importera betyg.
Betygsregistrering via Excelimport
Skolor med elevsystem som inte kan skapa elev- och betygsfiler använder en särskilt anpassad Excelfil för import till Indra. Denna fil tillhandahålls av Gymnasieantagningen i samband med importen av elevuppgifter.
För registrering via Excel används menyn Elever > Excelimport av elev/betyg.
Manuell registrering
Vid manuell registrering används menyn Elever > Betygsregistrering.
Anvisningar i vyförklaringen
Utifrån din befattning och behörighet i antagningssystemet får du arbetsuppgifter med information om vad som ska utföras och var i systemet. Anvisningar som hjälper dig att utföra dina arbetsuppgifter finns framför allt i Indras Vyförklaringar. Vyförklaring finns i alla menyer i Indra, du hittar den uppe till höger på sidan.
Kontroll av överförda betyg i Indra
När överföringen är genomförd ska skolan kontrollera att rätt betyg har registrerats i antagningssystemet. Behörigeten Justering och kontroll av betyg ansvarar för att kontrollen utförs. Eventuella fel ska rättas innan betygen klarmarkeras.
- Gå till menyn Elever > Betygsregistrering.
- Gå igenom hela vyn – scrolla så att alla elever i klassen visas.
- Kontrollera betygen och rätta eventuella felaktigheter.
Kontroller att göra:
- Kontrollera att det finns betyg i alla ämnen eleverna läst.
- Kontrollera att det inte finns tomma betygsrader, att alla elever som ska ha betyg har fått dem överförda.
- Gör några stickprov, jämför SBV (summa betygsvärde) i Indra med summan i skolans betygsregistreringssystem/betygskatalog.
- Gör eventuella justeringar av felaktigt registrerade betyg direkt i listan. Glöm inte att spara!
Betygsrättelse slutbetyg - grundskoleelever
Om fel upptäcks efter slutantagningen måste avlämnande skola rätta det felaktigt registrerade slutbetyg. Rättelser registreras och godkänns i Indra så snart de upptäcks, eftersom de kan påverka elevens antagningsresultat.
Information om denna rutin skickas till behörigheten Rättelse av betyg.
Så går rättelsen till
Skolan registrerar det korrekta betyget i antagningssystemet. Rättelsen görs i elevkortet, fliken betyg. När en betygsrättelse har registrerats får rektor ett mejl och en arbetsuppgift i Indra. Rektor behöver logga in och godkänna betygsändringen för att den ska gälla. Mer information om rutinen finns här, se avsnittet Ändring av utfärdat slutbetyg, Grundskola.
Hantering av rättelser hos Gymnasieantagningen
När en betygsrättelse kommer in kontrollerar Gymnasieantagningen om eleven skulle ha antagits vid slutantagningen om det korrekta betyget hade rapporterats i tid.
Om kontrollen visar att eleven borde ha antagits handläggs ärendet som en felaktighet, enligt särskild ordning. Syftet med handläggningen är att eleven ska tilldelas den plats som hen skulle ha haft om betyget varit korrekt från början.
Betygskompletteringar/lovskola - grundskoleelever
Från och med då slutantagningen är klar och fram tills dess att antagningens avslutas i september kan grundskolorna registrera de betygskompletteringar som sker under sommaren. Elever kan göra en prövning i vilket ämne som helst och tillgodoräkna sig det i antagning till gymnasiet. se avsnittet Prövning av betyg.
För att sommarens betygskompletteringar ska kunna användas i antagningen måste de godkännas av behörigheten Godkännande av rättelser/ kompletteringar under sommaren. Elever med godkända betygskompletteringar prövas på sitt nya betyg under reservantagningen.
- Sök fram elev och gå in under elevkortets flik Betyg.
- Elevens slutbetyg är förvalda.
- Klicka på Redigera
- Ange att du ska registrera en betygskomplettering
Välj Lovskola/betygskomplettering under rubriken Typ av ändring. - Fyll i de betyg som eleven har betygskompletterat. Går endast att göra om eleven saknar betyg i ämnet eller om eleven har F eller – (streck).
- Spara
Slutbetyg som redan är satta är grå/inaktiverade. Har eleven slutbetyg i ämnet sedan tidigare men gjort en prövning för högre betyg ska det nya slutbetyget skickas till gymnasieantagningen@goteborgsregionen.se för registrering.
Ändringen måste godkännas
Det nya betyget markeras och är inaktiverat tills dess att ansvarig har godkänt
betygskompletteringen. Den på skolan med behörigheten Godkännande av rättelse och betygskomplettering under sommaren får en arbetsuppgift om att betygskomplettering har skett.
Vid godkännande av betygskomplettering
Betyget ändras och meddelande om ändrat betyg skickas till den som registrerade betygskompletteringen samt till berörd elev.
Vid nekande
Betyget ändras inte och meddelande om att ändringen inte godkändes skickas till den som registrerade betygskompletteringen (behörigheten Betygskomplettering).
Betygskompletteringar under våren - introduktionsprogram
Skolor med elever på introduktionsprogram (IM) som gör betygskompletteringar under våren kan registrera dessa i antagningssystemet Indra från mitten av februari, se tidsplanen för betygsinlämning.
Läs anvisningarna, avsnittet Betygskomplettering IM. Här finns detaljerade instruktioner om hur registreringen ska genomföras.
Observera!
- Endast betygskompletteringar för elever som söker till gymnasiet årskurs 1 ska registreras i Indra.
- Betyg för inflyttade elever med tidigare betyg från extern skola också ska registreras i Indra.
Betygskomplettering/Lovskola - introduktionsprogram
Från och med när slutantagningen är klar och fram tills dess att antagningens avslutas i september kan gymnasieskolorna registrera de betygskompletteringar som sker under sommaren. Elever kan göra en prövning i vilket ämne som helst och tillgodoräkna sig det i antagning till gymnasiet. Till skillnad mot de betygskompletteringar som sker under våren måste sommarens kompletteringar
godkännas av behörigheten Godkännande av rättelser/ kompletteringar under sommaren.
Om elev betygskompletterar på introduktionsprogram på efter skolstart kan inte gymnasieskolan registrera betyget. Slutbetyget ska skickas till gymnasieantagningen@goteborgsregionen.se för registrering.
- Sök fram elev och gå in under elevkortets flik Betyg.
- Elevens slutbetyg är förvalda.
- Klicka på Redigera.
- Slutbetyg som redan är satta och som man inte får komplettera är grå/inaktiverade.
- Ange att du ska registrera en betygskomplettering.
- Välj Lovskola/betygskomplettering under rubriken Typ av ändring.
- Fyll i de betyg som eleven har betygskompletterat. Går endast att göra om eleven saknar betyg i ämnet eller om eleven har F eller – (streck).
- Spara.
Observera att du måste göra enligt ordningen ovan för att betyget ska sparas.
Det nya betyget markeras och är inaktiverat tills dess att ansvarig har godkänt
betygskompletteringen. Arbetsuppgift om att betygskomplettering har skett går till den med behörigheten Godkännande av rättelse och betygskomplettering under sommaren.
Skrivfel - ändra en registrerad betygskomplettering
Skolan kan inte själva rätta en registrerad betygskomplettering.
Eventuella skrivfel skickas via Blankett för rättelse av skrivfel eller ändring av uppenbart oriktiga slutbetyg med rektors underskrift. Kontakta gymnasieantagningen@goteborgsregionen.se för att få tillgång till blanketten.
Prövning av betyg
En elev som vill få betyg i ett eller flera ämnen från grundskolan eller specialskolan har rätt att göra en prövning. Det gäller både elever som är inskrivna i dessa skolformer och personer som inte längre är elever.
Rätten till prövning gäller även personer som tidigare har fått betyg i ett avslutat ämne eller slutbetyg från grundskolan eller specialskolan.
Elev på grundskola
Prövningen ska genomföras på en grundskola. Det är grundskolans rektor som utfärdar ett nytt slutbetyg. Kopia av det nya slutbetyget skickas till gymnasieantagningen@goteborgsregionen.se för registrering.
Elev på gymnasieskola
Elever på introduktionsprogram har rätt att göra prövning i alla grundskoleämnen som ingår i den individuella studieplanen. Det gäller om eleven inte har fått betyg i ämnet tidigare eller har fått betyget F.
Den som har behörigheten Betygskomplettering registrerar betyget i Indra. Om skolan saknar behörighet för den aktuella eleven, eller om betygsregistreringen är stängd, ska betygsunderlaget skickas till: gymnasieantagningen@goteborgsregionen.se
Prövning av redan godkänt betyg
En gymnasieelev som vill göra prövning i ett grundskoleämne där eleven redan har ett godkänt betyg ska vända sig till en grundskola. Grundskolan ansvarar för att genomföra prövningen och utfärda ett nytt slutbetyg. Kopia av det nya slutbetyget skickas till gymnasieantagningen@goteborgsregionen.se för registrering.
Tidpunkten för när prövningen sker avgör om elevens betyg kan ligga till grund
för antagningen till gymnasieskolan innevarande antagningsår. Aktuella datum
för betyg
Regler för prövning
Skolverkets information om prövning i grundskolan och gymnasieskolan.
Dela
Uppdaterad